Facility management vytváří kanceláře pro 21. století

Facility management (FM) je novým oborem lidské činnosti, jehož náplň a cíle jsme se pokusili stručně popsat v článku »Facility management není jen správa budov« v čísle 7/2000 . Zjednodušeně lze říci, že tento obor se zabývá zejména sladěním hmotných i lidských zdrojů a pracovního prostředí za účelem dosažení maximální efektivity chodu firmy. Měl jsem možnost zúčastnit se odborného semináře, jehož autoři vidí cíle oboru FM ještě obsáhleji.

Hlavním organizátorem semináře byl Ing. Ondřej Štrup, president české pobočky IFMA (mezinárodní organizace pro podporu facility managementu) a zároveň majitel poradenské společnosti FMKP s.r.o. Spoluorganizátorem byla firma M.C. Triton s.r.o. Seminář se konal 27. listopadu v prostorách muzea mladoboleslavské automobilky ŠKODA AUTO a.s., která byla též hlavním sponzorem akce spolu s firmou Centra.

Organizátorům semináře se podařilo zajistit opravdu špičkové lektory z Velké Británie.

Lord Roger Cunliffe, původně architekt a vedoucí projektant, má mnohaleté zkušenosti z oboru, které uplatňuje jako konzultant řídicích pracovníků po celém světě. Pracuje též v oboru profesionálního vzdělávání.

Santa Raymond, původně interiérová architektka, využívá své zkušenosti v konzultační činnosti při návrhu kancelářských pracovišť pro optimalizaci efektivity práce zaměstnanců.

Mladoboleslavská automobilka byla zvolena jako místo konání zřejmě velmi cíleně. Facility management je zde totiž důsledně uplatňován již při úvodních projektech nových budov. Prvním bodem po zahájení semináře byla proto prohlídka kancelářských prostor nově otevřeného Zákaznického centra. Budova je navržena tak, aby byl při přípravě vozů k předání umožněn vizuální kontakt mezi administrativními pracovníky a techniky, kteří vozy připravují. Je respektována určitá míra soukromí, ale zákazník při vyřizování formalit vidí, jak se jeho vůz připravuje. V automobilce šli dokonce tak daleko, že si nechali vyrobit nábytek podle vlastních návrhů tak, aby bylo optimalizováno pracovní prostředí pro jednotlivé profese pracovníků včetně vybavení společných prostor pro relaxaci a komunikaci mezi zaměstnanci.

Pracovní část semináře probíhala v příjemném prostředí salónku Hieronuimus I. Koncepce semináře, kterou lektoři zvolili, byla založena na vysoké interaktivitě s posluchači. Každý z bodů programu byl nejdříve probrán a vysvětlen na příkladech a poté byly posluchačům zadávány úkoly k řešení. Ti pracovali ve skupinkách a své návrhy potom obhajovali před fórem.

Hlavním tématem semináře byl návrh moderních, vysoce výkonných kancelářských pracovišť. Na návrhu takového pracoviště by se měl facility manager podílet již od počátku. Nejdříve musí vzít do úvahy základní faktory, které návrh ovlivňují. Patří k nim zaměření firmy (výrobní firma, finanční služby, software...) a její poloha (centrum města nebo periférie). Určitě je nutno respektovat zavedenou podnikovou kulturu (firemní strukturu, hierarchii a kompetence, způsob předávání a sdílení informací mezi pracovníky a kancelářemi). Důležitý je i vztah k objektu (vlastní či pronajaté budovy). Při návrhu vybavení vlastních objektů je nutné počítat s dynamikou rozvoje firmy pro zajištění optimální komunikace s novými kancelářemi, a zároveň uvažovat s možností část prostor krátkodobě či dlouhodobě pronajímat. Znamená to mj. optimalizovat datové a energetické rozvody tak, aby byly variabilní. Je třeba mít na paměti i provázanost prostorů primárních s pomocnými (tiskárny, kopírky, fax, skener), servisními (údržba, technici, opravy) a podpůrnými (sklady, archivy).

Efektivnost pracoviště významným způsobem ovlivňuje nábytek a další vybavení. Často se ale podceňuje vliv dalších faktorů, které mohou i dobře vybavenou kancelář do značné míry degradovat. Je to osvětlení, tepelná a akustická pohoda a správná ventilace. K samozřejmé výbavě moderní a efektivní kanceláře patří informační a komunikační technologie. Rychlá únava očí, způsobená blikajícím monitorem s pomalou obnovovací frekvencí, je dnes dostatečně prokázána. Pro pracovníka, který stráví většinu pracovní doby u počítače, je také velmi důležitá možnost přizpůsobení klávesnice (sklon, podložka), tvar a velikost myši.

Facility manager by měl rozhodně vzít do úvahy variabilitu kanceláří při budoucím rozvoji firmy. V jeho náplni práce by měla být optimalizace požadovaných změn nejen z hlediska nutných nákladů a pracnosti, ale i z hlediska pracovního prostředí nových kanceláří a nových pracovníků. V zásadě by mělo platit, že změny by měly probíhat ve správnou dobu, po částech a měly by být obnovitelné. Facility manager by totiž měl mít zpracován způsob vyhodnocování změn a jejich vlivu na efektivitu firmy. K tomu musí využívat nejen ekonomických ukazatelů firmy, ale i zpětné vazby od personálu.

Součástí práce facility managera je studium realizovaných vysoce výkonných pracovišť s možností aplikace na místní podmínky. V závěru semináře byly demonstrovány ukázky takovýchto pracovišť z celého světa, od nově založených malých firem, až po firmy velké (British Airways, Motorola).

Více informací o oboru facility management můžete získat v češtině na adresách www.fmkp.cz, www.ifma.cz, www.fm-server.cz, mezinárodním zdrojem informací je americký server www.ifma.com.