Proces přesídlení kanceláří s cukrovinkami

Do nového se zaměstnanci společnosti Mondelez přestěhovali tak, že v pátek byli ještě v předešlých prostorách a v pondělí už jejich kroky směřovaly do Digital parku v Bratislavě. Co vše tomuto přesídlení společnosti Mondelez předcházelo?

Korporátní design firmy Mondelez je velmi barevný. Nelze se divit, jde o společnost, která produkuje různé cukrovinky a další potraviny. Architekti společnosti DELTA proto měli za úkol použít sedm různých výrazných barev. Vyřešili to jasnou převahou bílých ploch a barevnými detaily. Barvy tak fungují jako naváděcí systém – orientaci v administrativním sídle tak naznačuje barevnost koberce, velkoplošných fototapet a polepů s grafickými motivy a písmem.

Studie využitelnosti pro určení potřeb investora

Vytvořit nové pracovní prostředí pro téměř 550 zaměstnanců nebylo jednoduché zadání. „Dříve než jsme se pustili do projektování, designu a realizace zařízení prostoru, museli jsme si ujasnit základní potřeby a požadavky, které má každý zákazník jiné. Kladli jsme si otázky a hledali odpovědi. Jak bych viděl budoucí organizaci zákazníka? Jaké typické potřeby musí být nutně zohledněny, co se týče hlavního chodu firmy? Jaké budovy, případně jaká nájemní plocha by těmto specifickým požadavkům nejlépe odpovídala?” přibližuje tvůrčí proces architekt bratislavské kanceláře DELTA Projektconsult, Adam Cifra. „V rámci workshopů zaměřených na potřeby klienta se rozhodlo o mixu open space a kanceláří se zasedacím prostorem. Kromě toho měli různé dodatečné, společně využívané prostory podporovat formální i neformální komunikaci pracovníků. U hlavní recepce je vytvořen centrální prostor pro konference a semináře, jakož i infrastruktura pro mnohé malé pracovní skupinky”, vysvětluje architekt Cifra a dodává: „Na základě této, v konkrétních číslech kvantifikované specifikace potřeb, následovalo ověření, které z uvažovaných nájemních prostorů by nejvíce odpovídaly jednotlivým požadavkům. Tyto poznatky se využily, aby byly korigovány některé z technických a koncepčních bodů v posledních kolech jednání a nájemné nabídky byly tomu přizpůsobeny.”

Dělící stěny na místo klasických příček

Kanceláře mají nájemní plochu přes 4 900 metrů čtverečních, bylo třeba prostory rozčlenit do menších celků a oživit je. Aby prostředí nebylo vizuálně monotónní a aby se zaměstnanci navzájem nerušili, architekti vložili do interiérů několik zajímavých prvků, v první řadě dělící stěny. Ty jsou zaoblené a jejich jemné linie narušují jinak pravoúhlé uspořádání pracovních míst. V místech přerušení otevírají průhledy přes celý kancelářský prostor až do exteriéru na druhé straně budovy. Druhým důležitým prvkem jsou setkávací místa. Mají různou barevnost i různé tvarování a jsou určeny pro neformální schůzky, rychlé porady či krátká školení nebo brainstorming. Ozvláštňuje je kreativní sezení a barevný motiv přenesený z podlahy až ke stropu. Dalším vybočením z kancelářského stereotypu jsou čajové kuchyňky, kde si zaměstnanci mohou dát rychlý oběd či kávu s kolegy. Kromě toho je zaměstnancům k dispozici i větší jídelna. Nakonec velký prostor člení i strategicky rozmístěné zasedací a tréninkové místnosti.

Rozhodující detaily

„Poté, co padlo rozhodnutí ohledně nájemní plochy, byla po technické stránce precizně zformulována nájemní smlouva, aby bylo jasné, jaké výkony a jaké náklady převezme v průběhu provádění nájemník a jaké výkony zorganizuje samotný nájemce. Na základě hloubkové, zákaznicky orientované analýzy v popředí, jakož i na základě průběhu hodnocení budovy získaných poznatků ohledně jejích vlastností a stavebních omezení mohl být dokončen koncept a následně projekt interiéru a zařízení ušitý na míru. Dobrá znalost celkové situace umožnila stanovit velmi přesný investiční odhad nákladů a časový plán realizace,” objasňuje detaily řízení projektu Adam Cifra. Martin Pongratz ze společnosti M.O.O.CON zdůraznil: „Právě při časových a rozpočtových omezeních je rozhodující dokonalá fáze přípravy projektu. Specializujeme se na to, aby byl v týmové spolupráci s architekty prostřednictvím projektového managementu úspěšně připraven a řízen celý proces. Při korporátních přesunech se často podhodnotí tzv. rozhraní mezi různými profesemi a partnery. Výsledkem může být kvalitní nebo nákladový odklon od původně definovaného rámce.” Po ukončení všech stavebních úprav a prací v interiéru následovala příprava organizace stěhování, které proběhlo v rámci jednoho víkendu.

Správný partner na přesídlení může ušetřit několikanásobně více nákladů, než je jeho honorář.

Promyšleně řízený proces přesídlení

„Přestože výjimečně řešená architektura tohoto projektu je to, co člověka zaujme na tomto zdařilém projektu kancelářských prostor pro společnost Mondeléz hned na první pohled, neboť je zkrátka nejviditelnějším výsledkem naší práce, přesto chci zdůraznit, že neméně důležitý přínos naší práce spočíval ve způsobu řešení procesu přesídlení firmy, který jsme klientovi nabídli”, doplňuje k projektu přesídlení Erik Štefanovič, jednatel DELTA Projektconsult. „V tomto smyslu je projektový či procesní management ve srovnání s architekturou poněkud nespravedlivě opomíjen, přestože byl hlavní páteří celého promyšleného procesu přesídlení. Klienti si často neumí představit nástrahy, které tento proces může představovat při hledání nového objektu pro sídlo firmy. Ať už se jedná o přesnou definici skutečně potřebných prostor, svých přání a vlastních potřeb, analýzu současného stavu trhu, vytvoření funkčního konceptu ze strany projekce, celková dodávka nutných prací a zařízení na klíč až po samotné přestěhování. Neblahým standardem při přesídlení proto bohužel přetrvává, že si malé firmy pronajmou zbytečně velký prostor a velké firmy zase trápí nedostatek plochy z důvodu nesprávné počáteční koncepce. Pro klienty tyto kroky často přebírají realitní makléři, kteří mají ale úplně jiné kompetence, zkušenosti a v neposlední řade také zájmy”. Dále Štefanovič doplňuje: „Spolu s naším dlouhodobým partnerem, firmou M.O.O.CON se nám podařilo vytvořit kompletní balíček, který nejen že splnil očekávání investora ve všech třech rozhodujících oblastech – nákladů, kvality a termínu, ale také se podařilo celý proces maximálně zefektivnit a přidat mu tak dalšími zajímavými službami navíc, jako například transparentní realizací formou OpenBook, na celkové hodnotě. I proto lze realizaci přesídlení společnosti Mondelez do Digital Parku a celkový koncept kanceláří zařadit jako názorný příklad kanceláří, jejichž forma a funkce následují strategii firmy Mondeléz a zohledňují potřeby všech jednotlivců. Tímto přístupem bylo možné vytvořit celek, který zpříjemní pracovní prostředí a tím mimo jiné automaticky zvyšuje výkonnost zaměstnanců.”

Oříškem pro architekty byl korporátní design firmy Mondelez, který je velmi barevný. Pomohli si bílými plochami, které zlepšují rovněž akustické vlastnosti, a tak se podařilo docílit kontrastu vůči zařízením v barvách společnosti Mondelez. Architekti DELTA splnili zadání investora: vytvořit pracovní prostředí dle motta firmy: „create delicious moments of joy.”

Zvláštnosti:

• Důraz na dodržení využití všech 7 korporátních barev
• Rozdělení prostoru do open space prostor, samostatných kanceláří, zasedacích místností různých velikostí, uzavřených klidových místností (face to face meetings), recepce, training room, Conner zone, waiting zone...
• Návrh interiéru vznikl na základě studie využitelnosti podle potřeb investora

Činnosti DELTA Projektconsult:

• Výběr vhodné lokality a odpovídajících prostor,
• architektura interiéru,
• TDI,
• řízení procesu přesídlení vč. fyzického přestěhování,
• realizace interiérových prvků a nábytku.